Concepto de IVA e impuesto al consumo sobre su operación

Primero: si el impuesto se causa

Es la pregunta con más consecuencias. Si el impuesto se causaba y no se facturó, la diferencia se acumula factura tras factura y hay que decidir quién la asume. Si no se causaba y se cobró, el problema es con el cliente y con lo recaudado. El análisis parte de la operación real: qué se vende, cómo está contratado, quién lo presta y dónde se entiende prestado.

• Calificación del bien o del servicio y verificación de si queda gravado, exento o excluido.
• Procedencia de las tarifas especiales y de los tratamientos preferenciales que la empresa viene aplicando.
• Operaciones que combinan bienes y servicios en un mismo contrato o en una misma factura.
• Servicios prestados desde el exterior hacia Colombia y desde Colombia hacia el exterior.

La base gravable: lo que se factura al lado del precio

La segunda fuente de diferencias es la base. Fletes, instalación, administración, gastos reembolsables, financiación del plazo, empaques: conceptos que se facturan junto con el bien o el servicio principal y que no siempre reciben el tratamiento que la empresa da por supuesto. Revisamos la factura tal como sale del sistema, no el contrato en abstracto, porque es la factura la que va a mirar la administración.

• Conceptos accesorios que se facturan con el bien o el servicio principal y su tratamiento.
• Descuentos, notas crédito y devoluciones, y su reflejo en la declaración.
• Retiros de inventario, autoconsumos y operaciones sin contraprestación.

IVA descontable y período de declaración

El impuesto pagado en las compras no siempre se descuenta, y cuando no se descuenta tiene que ir a otra parte. Definir eso mal afecta el costo, el activo y el resultado del período, además de la declaración.

• Tratamiento del IVA descontable y de los impuestos que deben llevarse como mayor valor del costo o del activo.
• Efecto de realizar simultáneamente operaciones gravadas, exentas y excluidas.
• Determinación del período de declaración aplicable a la empresa.
• Consistencia entre la facturación electrónica, los documentos soporte y lo declarado.

Impuesto al consumo

Aparece en actividades donde no siempre se tiene presente: restaurantes y bares, catering, telefonía y datos. Aquí la pregunta suele ser doble. Si el impuesto se causa y, sobre todo, dónde termina el IVA y dónde empieza el impuesto al consumo, porque una misma operación no debería quedar gravada con los dos ni con ninguno.

• Análisis de la causación del impuesto sobre la operación concreta del cliente.
• Delimitación entre operaciones gravadas con IVA y con impuesto al consumo, incluidos los modelos mixtos y la operación por plataformas.
• Revisión de las declaraciones presentadas y de cómo fue liquidado el impuesto.

Cuando la revisión encuentra una diferencia

No todo hallazgo se corrige de inmediato ni de la misma forma. Ponemos sobre la mesa el efecto de corregir, el de sostener la posición y el de ajustarla hacia adelante, con el riesgo de cada camino por escrito y con el impacto que tiene frente a los clientes cuando el impuesto ya se les facturó o dejó de facturárseles. La decisión es del cliente; nuestro trabajo es que la tome informado y antes de que la administración formalice una glosa.

Qué recibe el cliente

• Un concepto escrito con la pregunta delimitada, los hechos, la respuesta y su fundamento, más las advertencias del caso.
• La regla de facturación aplicable a la operación revisada, redactada para que el área de facturación pueda aplicarla sin volver a consultarnos por cada caso.
• Cuando hay diferencias en lo ya declarado, un análisis de las alternativas disponibles y de su riesgo.
• El alcance y los honorarios acordados por escrito antes de empezar.

Situaciones típicas que atendemos

• La empresa lanza un producto o un servicio nuevo y necesita saber cómo facturarlo antes de emitir la primera factura.
• Un contrato reúne bienes, servicios y reembolsos en un mismo precio y no está claro cómo discriminarlos.
• Una compañía presta servicios a clientes en el exterior o contrata servicios desde afuera.
• Un restaurante, un operador de telefonía o un negocio de catering revisa si está liquidando el impuesto que corresponde.
• El área contable detecta que una calificación se viene repitiendo desde hace varios períodos.
• Un comprador pregunta por el tratamiento del IVA en una operación antes de firmar.