Revisión y negociación de contratos con proveedores de inteligencia artificial

Por qué el contrato estándar no sirve como llega

El contrato de un proveedor de IA suele llegar como un enlace a términos y condiciones que nadie leyó completos, con anexos y políticas que el proveedor puede cambiar cuando quiera y que el contrato incorpora por referencia. El problema no es que sean abusivos. Es que resuelven todas las preguntas a favor de quien los redactó y dejan a la empresa sin respuesta el día que su propio cliente le reclame. La revisión consiste en devolverle a la compañía las decisiones que le corresponden.

Las cláusulas que negociamos

• Titularidad de entradas y salidas. De quién es lo que la empresa carga en el sistema y de quién es lo que el sistema produce, incluido el derecho a explotarlo comercialmente sin restricciones escondidas.
• Uso de los datos para entrenar. Si el proveedor puede reentrenar sus modelos con información del cliente, con qué alcance y cómo se desactiva esa opción por escrito y no solo en un panel de configuración.
• Datos personales. Rol del proveedor como encargado del tratamiento, instrucciones documentadas, subprocesadores, transferencias internacionales y ubicación real de la infraestructura, bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Confidencialidad y secreto empresarial. Qué información de la compañía y de sus clientes puede entrar al sistema y qué deber de reserva asume quien la recibe.
• Niveles de servicio. Disponibilidad, soporte, tiempos de respuesta y consecuencias del incumplimiento, que en muchos contratos sencillamente no existen.
• Seguridad e incidentes. Controles mínimos, obligación de notificar una brecha, a quién se notifica dentro de la empresa y qué información se entrega con esa notificación.
• Responsabilidad e indemnidades. Límites, exclusiones y cobertura frente a reclamaciones de terceros por infracción de derechos de propiedad intelectual.
• Auditoría y evidencia. Qué puede verificar la empresa, con qué frecuencia y qué informes o certificaciones debe entregar el proveedor sin que haya que pedirlos.
• Cambios unilaterales. Límites a la modificación de los términos, del modelo subyacente y del precio durante la vigencia.
• Continuidad y salida. Portabilidad de datos y configuraciones, devolución, supresión certificada y qué ocurre si el proveedor descontinúa el servicio.

La otra punta: lo que usted le promete a su cliente

Muchas empresas ya incorporaron IA dentro de un servicio que venden. Ahí aparece una asimetría que se paga cara: el contrato con el cliente final promete resultados, tiempos y confidencialidad que el contrato con el proveedor no respalda. Revisamos las dos puntas juntas.

• Si la empresa puede procesar en un sistema de terceros la información que su cliente le entregó, y con qué autorización.
• Si hay que informar al cliente que parte del servicio se apoya en un sistema automatizado, y cómo queda documentada esa información.
• Qué responsabilidad asume la compañía por un resultado defectuoso del sistema y hasta dónde puede trasladarla.
• Coherencia entre plazos, exclusiones y causales de terminación de ambos contratos.

Cómo hacemos la revisión

1. Entendemos el caso de uso. Qué va a hacer el sistema, con qué datos y qué decisión apoya. Sin eso la revisión sale genérica y no sirve para negociar.
2. Leemos el contrato completo. Incluidos los anexos y los documentos incorporados por referencia, que casi nunca se abren y suelen contener lo importante.
3. Matriz por cláusula. La posición del proveedor, la posición defendible del cliente y la redacción alternativa propuesta.
4. Priorización. Lo innegociable, lo que se puede canjear por otra concesión y lo que conviene aceptar compensándolo con un control interno.
5. Negociación. Acompañamos por escrito o en la mesa, según prefiera el cliente, y dejamos constancia de lo que el proveedor aceptó y de lo que rechazó.

Qué recibe el cliente

• La revisión cláusula por cláusula, con el riesgo de cada una explicado en lenguaje de negocio.
• El texto de reemplazo propuesto, listo para enviarlo al proveedor.
• Una lista de puntos innegociables y otra de puntos canjeables, para que quien negocie sepa dónde puede ceder.
• El anexo de tratamiento de datos personales cuando el contrato no lo trae o lo trae incompleto.
• Si el proveedor no acepta cambios, un concepto escrito sobre el riesgo que queda vivo y qué control interno lo compensa, para que la decisión de firmar sea informada.