Debida diligencia de contrapartes, beneficiario final y reportes a la UIAF

Donde se cae el programa

Una matriz de riesgo impecable no sirve de nada si el área comercial vincula clientes sin pedir un solo documento. El programa se juega en el procedimiento de conocimiento de la contraparte, y ese procedimiento lo ejecuta gente que no es abogada, que tiene una meta de ventas y que necesita una regla clara: qué pido, a quién, en qué momento y qué hago si falta algo.

Conocimiento del cliente, del proveedor y del socio

• Información mínima por tipo de contraparte, distinguiendo persona natural, sociedad, entidad sin ánimo de lucro y contraparte del exterior.
• Beneficiario final. Hasta dónde hay que subir en la cadena de propiedad y qué se hace cuando la estructura no permite llegar.
• Momento de la verificación. Antes de vincular, y no después de despachar el primer pedido.
• Excepciones. Quién puede autorizarlas, con qué justificación escrita y con qué límite.
• Actualización. Cada cuánto se refresca la información y qué hecho obliga a revisar antes de tiempo.

Listas, personas expuestas políticamente y diligencia intensificada

La consulta de las listas vinculantes del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas es obligatoria y no admite matices. A partir de ahí, la empresa decide qué otras listas consulta, y esa decisión conviene dejarla escrita junto con la regla de qué se hace ante una coincidencia: quién la valida, cómo se descarta un homónimo y quién autoriza continuar. Lo mismo aplica a las personas expuestas políticamente: identificarlas no significa rechazarlas, significa aplicar una debida diligencia intensificada y dejar constancia de quién aprobó la relación.

Operaciones inusuales y reporte a la UIAF

El análisis de una operación inusual termina siempre en una decisión, y las dos decisiones posibles —reportar o no reportar— tienen que quedar documentadas con su razón. Diseñamos el procedimiento para que ese análisis exista, tenga responsable y deje rastro.

• Criterios para separar lo inusual de lo simplemente atípico dentro del negocio del cliente.
• Ruta interna de escalamiento, con plazos propios y con quién decide en cada nivel.
• Reporte de operación sospechosa ante la UIAF y registro de los demás reportes que la empresa deba presentar.
• Reglas de conservación de la documentación, que es lo que sostiene la posición de la empresa años después.

Y una regla que conviene tener clara desde el primer día, porque es la que más se rompe por impulso: no se le avisa a la contraparte reportada. Ni el comercial que la atiende, ni el gerente que la conoce de años.

La información recogida también hay que cuidarla

La debida diligencia produce expedientes con documentos de identidad, composición accionaria y datos de personas naturales. Definimos quién accede a esa información dentro de la empresa, cómo se almacena y durante cuánto tiempo se conserva, para que el procedimiento que reduce un riesgo no termine creando otro distinto.

Cómo lo dejamos operando

1. Revisamos el proceso comercial real, desde el primer contacto hasta el despacho o el pago.
2. Insertamos la debida diligencia en los puntos donde el proceso ya se detiene, para no crear un trámite paralelo que nadie va a seguir.
3. Redactamos los formatos y las listas de chequeo en lenguaje operativo, no en lenguaje de manual.
4. Capacitamos a quien los va a usar y resolvemos con ellos los primeros casos reales.
5. Revisamos una muestra de expedientes a los pocos meses y ajustamos lo que no funcionó.

Qué recibe el cliente

• El procedimiento de conocimiento de contraparte, con la información exigible por tipo y los formatos correspondientes.
• Las reglas de consulta de listas, de tratamiento de coincidencias y de manejo de personas expuestas políticamente.
• El procedimiento de análisis de operaciones inusuales y de decisión sobre el reporte, con sus formatos.
• Las reglas de conservación y de acceso a la documentación recogida.
• La capacitación del equipo que ejecuta el procedimiento y la revisión posterior de una muestra de expedientes.