Defensa ante la DIAN y las secretarías de hacienda

Cómo suele empezar

Casi ningún expediente empieza con la noticia de una liquidación. Empieza con algo más discreto, y lo que se haga en esos primeros días define el resto.

• Un requerimiento ordinario de información sobre una partida o una vigencia.
• Una visita de fiscalización en las instalaciones o una inspección tributaria.
• Un emplazamiento para corregir o para declarar.
• Un requerimiento especial que propone modificar lo declarado.
• Un pliego de cargos por una sanción.
• Un cruce de información con terceros que no coincide con lo que la empresa declaró.

Las pruebas que no entren en la etapa administrativa son difíciles de recuperar después. Por eso la respuesta no es un escrito de trámite: es la construcción del expediente con el que se va a discutir el caso hasta el final.

Qué hacemos en cada etapa

1. Verificación de términos. Revisamos la fecha y la forma de notificación y el término que efectivamente corre, antes que cualquier otra cosa.
2. Reconstrucción del caso. Levantamos los hechos con las áreas involucradas y revisamos contratos, soportes contables, facturas y las declaraciones cuestionadas, para no construir la defensa sobre una versión incompleta.
3. Requerimientos y visitas. Definimos el alcance real de lo pedido, preparamos la información y acompañamos la diligencia dejando constancia de lo que se entrega.
4. Respuesta al requerimiento especial o al pliego de cargos. Con el debate de fondo, la posición del contribuyente y las pruebas que la sostienen.
5. Recurso de reconsideración. Contra liquidaciones oficiales, resoluciones sanción y demás actos tributarios que lo admitan.
6. Cierre de la vía administrativa. Concepto escrito sobre la conveniencia de acudir a la jurisdicción contencioso administrativa, con lo que está en juego y lo que se necesita para sostenerlo.

Corregir a tiempo también es una decisión técnica

No toda glosa conviene discutirla. Cuando la posición del contribuyente es débil, evaluar una corrección voluntaria antes de que la administración formalice la discusión suele ser la mejor decisión disponible, y hay que tomarla con las cifras a la vista. Cuando la posición es sólida, lo decimos igual de claro y la sostenemos. Lo que no hacemos es prometer un resultado: ponemos por escrito los escenarios y el riesgo de cada uno para que el cliente decida.

Devoluciones y compensaciones de saldos a favor

El otro frente del procedimiento no es defensivo: es recuperar lo que ya se pagó de más. Estos trámites se pierden casi siempre por soportes incompletos, no por el fondo.

• Preparación de la solicitud de devolución o compensación y de la documentación que la acompaña.
• Respuesta a los requerimientos que surgen dentro del trámite.
• Actuación cuando la solicitud se inadmite, se rechaza o se resuelve de forma parcial.

También en el frente territorial

El mismo trabajo aplica ante las secretarías de hacienda municipales, con sus propias reglas de procedimiento y sus propios actos. Atendemos requerimientos, respondemos los actos que proponen modificar la declaración e interponemos los recursos que procedan ante la autoridad local.

Qué recibe el cliente

• Un mapa del expediente: qué se está discutiendo, en qué etapa está, qué términos corren y qué escenarios existen.
• Los escritos radicados ante la DIAN o la secretaría de hacienda, con sus pruebas y sus anexos.
• Acompañamiento en las visitas de fiscalización y en las diligencias que se practiquen.
• Un análisis escrito de las alternativas disponibles, con el riesgo de cada una, antes de tomar la decisión.
• Los recursos contra los actos de la administración y el concepto sobre la etapa judicial.

Situaciones típicas que atendemos

• Llegó un requerimiento especial y la empresa tiene que decidir si corrige o discute.
• Una visita de fiscalización está en curso y no hay claridad sobre qué se debe entregar.
• Se notificó una liquidación oficial de revisión o una resolución sanción.
• Una solicitud de devolución lleva meses trabada por requerimientos sucesivos.
• El contribuyente sospecha que una posición de años anteriores no se sostiene y quiere evaluar sus opciones antes de que la administración pregunte.