Defensa ante la SIC en investigaciones por protección de datos

Por dónde suele empezar

Casi ningún expediente empieza con la noticia de una investigación formal. Empieza con algo más discreto, y lo que se haga en esos primeros días define el resto.

• La queja de un titular que no recibió respuesta a su consulta o a su reclamo.
• Un requerimiento de información dirigido a la empresa, a veces sin explicar de dónde viene.
• Una actuación de oficio derivada de una noticia, de un incidente reportado o de una revisión sectorial.
• La denuncia de un competidor, de un extrabajador o de un consumidor inconforme.
• Una visita administrativa en las instalaciones, con recolección de documentos y sistemas.

Lo primero: reconstruir el expediente interno

La defensa se construye sobre lo que la empresa pueda demostrar, no sobre lo que recuerde. Por eso el trabajo empieza hacia adentro, y suele revelar que el problema no era el que se creía.

• La autorización del titular involucrado: cómo se obtuvo, dónde consta y qué finalidades cubría.
• La política de tratamiento y el aviso que estaban vigentes en la fecha de los hechos, no los de hoy.
• La trazabilidad de la solicitud que originó la queja: cuándo llegó, quién la atendió y qué se respondió.
• Los contratos con los encargados que intervinieron y el reparto de responsabilidades que fijan.
• Las medidas de seguridad efectivamente aplicadas y la evidencia de que existían antes del hecho.

Qué hacemos en cada etapa

1. Primera reacción. Verificamos la fecha de notificación y el término aplicable, delimitamos el alcance real de lo pedido y evitamos que salga información antes de saber qué dice.
2. Respuesta a requerimientos. Contestamos lo que se pregunta, con la información completa y en el formato en que la autoridad la va a leer.
3. Visitas administrativas. Acompañamos la diligencia, controlamos qué se recoge y cómo queda registrado, y dejamos por escrito las observaciones que correspondan.
4. Descargos. Contestamos el pliego de cargos, discutimos la imputación hecho por hecho y pedimos las pruebas que sostienen la posición de la empresa.
5. Pruebas y alegatos. Practicamos lo decretado, controvertimos la prueba de la autoridad y presentamos los alegatos de conclusión.
6. Recursos. Interponemos los recursos que procedan contra la decisión y evaluamos la vía ante la jurisdicción contencioso administrativa.

Responsable y encargado: quién responde por qué

Buena parte de estos expedientes involucra a más de una empresa: la que decidió sobre los datos y la que los trataba por cuenta de aquella. Señalarse mutuamente sin soporte contractual empeora la posición de ambas. Revisamos qué dicen los contratos, qué instrucciones existían y qué se puede acreditar, y construimos una posición que sea coherente con lo que la empresa firmó y con lo que hizo.

Cuando lo que corresponde es corregir

No todo expediente se defiende igual. Cuando la revisión interna muestra que hubo una falla real, la conversación cambia: se trata de corregir rápido, dejar constancia de la corrección y presentarla ante la autoridad como lo que es. Lo decimos con claridad y con las consecuencias sobre la mesa, en lugar de sostener una posición que el expediente no aguanta.

Qué recibe el cliente

• Un mapa del expediente: qué se investiga, en qué etapa está, qué términos corren y qué escenarios existen.
• Las respuestas, descargos, solicitudes de prueba y alegatos radicados en su nombre.
• Acompañamiento presencial en visitas administrativas y en las diligencias que se practiquen.
• El expediente interno ordenado, con la evidencia de cumplimiento localizada y utilizable.
• Los recursos contra la decisión y el concepto sobre la conveniencia de acudir a la jurisdicción contencioso administrativa.

Situaciones típicas que atendemos

• Una empresa notificada de la queja de un cliente que pidió la supresión de sus datos y no obtuvo respuesta.
• Un requerimiento de información sobre el envío de comunicaciones comerciales o el uso de una base adquirida.
• Una actuación abierta después de que la empresa reportó un incidente de seguridad.
• Una investigación en la que responsable y encargado discuten a quién le correspondía qué.