Diagnóstico patrimonial: inventario de activos y titularidad

Qué responde este diagnóstico

Casi ninguna familia empresaria tiene contestadas por escrito tres preguntas básicas: qué activos componen el patrimonio, a nombre de quién figura cada uno y con qué documentos se prueba esa titularidad. Mientras no existan esas respuestas, cualquier decisión sobre estructuras, protocolos o sucesión se toma sobre una versión aproximada de la realidad. Este trabajo reemplaza esa versión por un documento verificado.

Qué revisamos

• Titularidad actual de cada activo y su relación con la operación del negocio.
• Estructura societaria vigente y participación real de cada miembro de la familia o del grupo de socios.
• Documentos que soportan la adquisición, el costo fiscal y la trazabilidad de cada bien.
• Puntos de confusión entre el patrimonio de la empresa y el de sus socios: cuentas, créditos, uso de bienes y gastos.
• Obligaciones que pesan sobre los activos: hipotecas, prendas, garantías, gravámenes, embargos y compromisos con terceros.
• Estado de los libros societarios, del registro de accionistas y de las reformas estatutarias efectivamente inscritas.
• Régimen matrimonial de cada titular, con sociedad conyugal vigente o disuelta y capitulaciones, y su efecto sobre quién es dueño de qué.

Lo que suele aparecer

El ejercicio casi siempre revela cosas incómodas. No son excepciones: son los hallazgos ordinarios de una estructura que creció al ritmo del negocio y que nadie se detuvo a ordenar.

• Aportes hechos hace años que nunca se documentaron y que hoy no tienen soporte.
• Participaciones que figuran a nombre de quien ya no debería tenerlas: un familiar, un socio que salió o una persona de confianza.
• Inmuebles de la familia que están garantizando deudas de la operación.
• Decisiones aprobadas en acta que nunca se inscribieron en la cámara de comercio.
• Libros de accionistas desactualizados frente a las cesiones que en realidad ocurrieron.
• Bienes adquiridos durante la vigencia de una sociedad conyugal que hoy tienen más titulares de los que la familia creía.
• Activos comprados a nombre de una sociedad que dejó de operar hace años y que nunca se liquidó.

Cómo lo hacemos

• Lista de documentos. Entregamos al inicio la relación concreta de lo que hay que reunir: certificados de tradición, escrituras, certificados de existencia y representación, libros, actas, contratos de crédito y declaraciones. Así la familia sabe exactamente qué buscar y cuánto trabajo implica.
• Verificación en la fuente. No nos quedamos con lo que se recuerda: cruzamos cada dato con los registros públicos y con los libros de la sociedad.
• Conversación con quien conoce la historia. El origen de un bien explica problemas que el papel no muestra, sobre todo en operaciones entre familiares.
• Documento final. Entregamos el inventario escrito, con la posición de cada activo y las advertencias que correspondan, en un formato que sirve para discutir en familia o en junta.

Qué recibe el cliente

• Un inventario patrimonial que dice, activo por activo, quién es el titular, qué documento lo soporta y qué tan sólido es ese soporte.
• El mapa de la estructura societaria como está hoy, con la participación real de cada persona.
• La lista de puntos de exposición: qué bienes familiares responden por deudas del negocio y en virtud de qué obligación.
• La lista de pendientes documentales y registrales, ordenada por urgencia, con lo que hay que hacer en cada caso y ante quién.
• Una recomendación sobre cuál es la siguiente conversación: estructura, gobierno de la familia, sucesión o consecuencias tributarias.

Cuándo conviene pedirlo

• Antes de constituir una holding, firmar un protocolo de familia o mover cualquier activo.
• Cuando entra la siguiente generación a la propiedad y hay que saber con precisión qué se está repartiendo.
• Cuando fallece un socio o un miembro de la familia y hay que ordenar la participación antes del trámite de sucesión.
• Cuando aparece un comprador para la empresa, porque la revisión previa a la compra pregunta exactamente esto.
• Cuando la familia sospecha que hay bienes personales expuestos al riesgo del negocio y quiere confirmarlo antes de actuar.
• Cuando el banco pide claridad sobre qué respalda una obligación antes de otorgar o renovar un crédito.