Preparación para inspecciones sanitarias y protocolo de retiro de producto

La visita no se prepara el día de la visita

La autoridad revisa instalaciones, procesos y documentos, y sobre todo la coherencia entre ellos. Un hallazgo casi nunca es una sorpresa: es el resultado de meses de documentación, o de la falta de ella. Por eso el trabajo empieza antes, cuando todavía se puede corregir sin que quede constancia en un acta.

• Revisión documental. Autorizaciones vigentes, coherencia entre la fórmula autorizada, el rótulo impreso y el producto real, y los soportes de calidad que exige la Resolución 2674 de 2013.
• Recorrido interno previo. Con el equipo de calidad, revisando los puntos que la autoridad suele mirar primero y los que la compañía ha dejado para después.
• Trazabilidad. Que la empresa pueda reconstruir hacia atrás y hacia adelante el recorrido de un lote. Es la prueba que sostiene cualquier respuesta que se dé luego.
• Protocolo del día. Quién recibe, quién avisa a la firma, quién acompaña, qué se entrega, cómo se deja constancia y quién puede firmar.
• Capacitación corta. Dirigida a las personas que realmente van a estar en planta ese día, no a toda la compañía.

Durante y después de la diligencia

• Acompañamiento en la visita, con control de qué se entrega y cómo queda registrado.
• Revisión del acta antes de que alguien la firme y constancia escrita de las observaciones que correspondan: lo que queda ahí define toda la discusión posterior.
• Plan de mejoramiento con plazos y responsables, redactado para que se pueda cumplir y demostrar, no para que se vea bien.
• Respuesta a los requerimientos y defensa de la compañía en las actuaciones administrativas que se abran.
• Manejo de las medidas sanitarias de seguridad que recaigan sobre producto o instalaciones y de la ruta para levantarlas.

Restaurantes, puntos de venta y bodegas

La visita no siempre llega a una planta. Restaurantes, cocinas ocultas, puntos de venta y bodegas de almacenamiento son inspeccionados por la autoridad sanitaria territorial, con su propia lógica: manipulación, cadena de frío, capacitación del personal, control de proveedores y condiciones del establecimiento. El trabajo es el mismo en el fondo, revisar antes lo que van a mirar después, pero con otro interlocutor y otros documentos. Preparamos ambos escenarios y dejamos al equipo del punto sabiendo qué hacer.

Retiro de producto del mercado

El retiro es la prueba de fuego de todo el sistema de calidad. Se decide con información incompleta, bajo presión de tiempo y con el teléfono sonando. Un protocolo escrito, con responsables asignados y probado al menos una vez, convierte una emergencia en un procedimiento.

• Criterios para decidir si se retira, hasta qué eslabón de la cadena llega el retiro y con qué alcance de lotes.
• Quién decide, quién ejecuta y quién habla: un solo vocero y un solo mensaje.
• Comunicación con la autoridad, con los canales de distribución y con el consumidor final.
• Logística inversa: recolección, custodia, disposición del producto y registro de lo efectivamente recuperado.
• Atención de reclamos y de la responsabilidad frente al consumidor, junto con nuestra práctica de derecho del consumo.
• Cierre del episodio: causa raíz, correcciones y expediente que demuestre cómo se manejó.

Qué recibe el cliente

• Un informe de la revisión previa, con los hallazgos clasificados entre lo que hay que corregir ya y lo que puede programarse.
• El protocolo de atención de visitas, en una versión breve que pueda consultarse el mismo día.
• El protocolo de retiro de producto, con responsables, tiempos y formatos de registro.
• Acompañamiento presencial en la diligencia y las respuestas radicadas ante la autoridad.
• El expediente que acredita lo que la compañía hizo, que es lo que hay que mostrar si el asunto escala.

Situaciones típicas que atendemos

• La compañía va a abrir planta nueva o a certificar una línea y quiere llegar preparada a la primera visita.
• Llegó un requerimiento o un acta con hallazgos y hay términos corriendo.
• Un lote presentó un problema y hay que decidir en horas si se retira y hasta dónde.
• Un cliente institucional o una cadena exige ver el protocolo de retiro antes de firmar el contrato de suministro.