Política interna de uso de inteligencia artificial y capacitación de los equipos

El problema que resuelve la política

Cuando no hay reglas escritas, cada empleado fija las suyas. Uno pega en un asistente gratuito el contrato de un cliente para que se lo resuma; otro genera una respuesta comercial y la envía sin leerla; un tercero contrata por su cuenta una herramienta con la tarjeta del área. Ninguno actúa de mala fe y los tres exponen a la compañía. La política no existe para castigar: existe para que la gente sepa qué puede hacer, con qué herramientas y con qué revisión, y para que la empresa pueda demostrar que fijó esas reglas.

Qué contiene

Un documento corto, que se pueda leer completo y aplicar sin traducción. Si ocupa cuarenta páginas, nadie lo va a consultar el día que importa.

• Herramientas autorizadas. Cuáles sí, cuáles no y qué hay que hacer para que se apruebe una nueva, con un responsable con nombre propio.
• Información que nunca sale. Datos personales de clientes y empleados, información sometida a acuerdos de confidencialidad, secretos empresariales, documentos de terceros y todo lo que la empresa no puede compartir sin permiso.
• Revisión humana obligatoria. Qué entregables no salen de la empresa sin que una persona los verifique y quién es esa persona en cada caso.
• Marcado y trazabilidad. Cuándo se identifica que un contenido fue generado o asistido por IA y qué se conserva como evidencia de la revisión.
• Uso frente a clientes. Qué se puede prometer, qué no y qué se le informa al cliente cuando un sistema participa en la atención.
• Canal para proponer nuevos usos. Porque una política que solo prohíbe empuja el uso a la clandestinidad.
• Consecuencias del incumplimiento. Escritas de manera que sean exigibles y no una advertencia decorativa.

Por qué hay que tocar el reglamento interno de trabajo

Una política que no está incorporada a los instrumentos laborales de la compañía difícilmente sostiene una consecuencia disciplinaria. Ajustamos el reglamento interno de trabajo, las cláusulas de confidencialidad y los documentos de vinculación para que la obligación quede donde tiene efecto, y dejamos el rastro de socialización que acredita que el empleado la conoció.

Capacitación por área

Una charla general para toda la compañía tranquiliza al área legal y no cambia nada en la operación. Preferimos sesiones cortas, por equipo, sobre casos que la gente reconozca como propios.

• Comercial y servicio al cliente. Qué puede prometer un texto generado, qué obliga a la empresa frente al consumidor y qué se revisa antes de enviar.
• Recursos humanos. Datos de candidatos y empleados, filtros automáticos y el punto en el que una persona debe decidir.
• Financiera y cartera. Uso de información de clientes, decisiones sobre crédito y cobro, y trazabilidad de lo que el sistema sugirió.
• Tecnología y operaciones. Contratación de herramientas, accesos, retención de datos y reporte de incidentes.
• Dirección y junta. Deber de supervisión, qué preguntas hacer y qué reportar al órgano de gobierno.

La gobernanza mínima que dejamos instalada

El cumplimiento que no se puede demostrar no existe. Dejamos por escrito quién responde por cada sistema, quién autoriza uno nuevo, con qué criterios se aprueba, dónde se registran esas decisiones, cómo se controlan las versiones de la política y qué se hace el día que ocurre un incidente. Si la empresa ya tiene SAGRILAFT, PTEE u otro sistema de administración de riesgos, conectamos la IA con esa estructura en lugar de crear un gobierno paralelo que termine contradiciéndola.

Qué recibe el cliente

• La política de uso de inteligencia artificial, redactada para ser aplicada por personas que no son abogadas.
• Los ajustes al reglamento interno de trabajo y a las cláusulas de confidencialidad, con el texto listo para adoptar.
• Las capacitaciones dictadas por área, con material y registro de asistencia.
• El protocolo de incidentes y el modelo de registro de decisiones sobre nuevos casos de uso.
• Una versión breve de consulta rápida, del tamaño de una página, que es la que la gente realmente usa.