Programa de cumplimiento en libre competencia

Por qué un manual genérico no protege

El riesgo de competencia no está repartido de forma uniforme dentro de una empresa. Se concentra en unas pocas personas y en unas pocas conversaciones: quien asiste al gremio, quien arma las ofertas para licitaciones, quien negocia con distribuidores, quien fija precios y quien contrata personal que viene de un competidor. Un programa que no identifique esos puntos y no le diga a cada uno qué hacer en concreto no cambia el comportamiento ni sirve como defensa.

Cómo lo construimos

1. Diagnóstico. Revisamos la estructura comercial, los mercados en los que participa la empresa, su presencia en gremios, su historial de licitaciones y los contratos que rigen sus canales.
2. Mapa de riesgo por punto de contacto. Gremios y asociaciones, ferias y eventos, clientes y proveedores comunes, procesos de selección, movilidad de personal entre competidores y proyectos de colaboración.
3. Política y manual. Con reglas operativas y no declarativas: qué se puede decir en una reunión de gremio, qué obliga a pedir que se deje constancia y qué obliga a levantarse de la mesa.
4. Cláusulas y protocolos. Texto contractual y reglas para el intercambio de información con terceros, incluidos consultores, asociaciones y aliados en licitaciones.
5. Capacitación. Sesiones diferenciadas por rol, sobre casos que el equipo reconozca como propios.
6. Protocolo de visita administrativa. Instrucciones para el día en que llega la autoridad.
7. Canal de reporte e investigación interna. Ruta clara para lo que se detecta a tiempo.
8. Revisión periódica. Ajuste del programa y construcción de la evidencia que acredita su aplicación.

Capacitación por rol

Una charla general para toda la compañía deja tranquilo al área legal y no cambia nada en la operación. Preferimos sesiones cortas y específicas.

• Comercial y ventas. Contacto con competidores, precios sugeridos frente a precios impuestos, exclusividades y manejo de información de mercado.
• Compras y abastecimiento. Compras conjuntas, condiciones a proveedores y contacto con otros compradores del mismo insumo.
• Licitaciones. Reglas para consorcios, uniones temporales, subcontratación y comunicación con otros oferentes.
• Alta dirección y junta. Responsabilidad personal de los administradores, deber de supervisión y qué hacer cuando aparece una alerta.

El protocolo para el día de la visita

Una visita administrativa se pierde o se gana en las primeras horas. El protocolo responde por escrito preguntas que nadie debería estar improvisando en ese momento.

• Quién recibe a los funcionarios, quién avisa a la firma y quién acompaña la diligencia en cada sede.
• Qué se entrega, cómo se identifica lo que se entrega y cómo se deja constancia de ello.
• Cómo se maneja la información sujeta a reserva y la que está cubierta por la relación con el abogado.
• Instrucciones expresas de no alterar, borrar ni retirar información, y por qué eso agrava cualquier situación.
• Qué se comunica internamente y qué no se comunica mientras la diligencia está en curso.

Qué recibe el cliente

• El mapa de riesgo del negocio en materia de libre competencia, con los puntos de contacto identificados uno por uno.
• La política y el manual, redactados para ser aplicados por personas que no son abogadas.
• Las cláusulas y los protocolos de intercambio de información, listos para incorporarse a los contratos.
• Las capacitaciones dictadas, con material y registro de asistencia.
• El protocolo de atención de visitas administrativas, en una versión breve que pueda consultarse en el momento.
• El expediente de evidencia que acredita que el programa existe y se aplica, que es lo que la empresa necesita mostrar si algún día hay una investigación.